Aufgaben der Projektbetreuer (Projektleiter)

Um der Aufgabenstellung besser gerecht zu werden, wird im folgenden der Begriff Projektbetreuer im Sinne eines Coach statt der bekannten Bezeichnung Projektleiter verwendet.

Bitte bedenken Sie, dass die einzelnen Schritte zur Projektsteuerung immer angemessen sein müssen: Bei kleinen Projekten müssen die Aufwendungen zur Vorbereitung und Steuerung auch im entsprechend kleinen Rahmen verlaufen, während bei großen Projekten eine ausführliche und vernünftige Planung sehr viel zum Gelingen beiträgt.

1 Projektvorbereitung

In der Projektvorbereitung werden die notwendigen Schritte unternommen, um das Projekt vernünftig einzusteuern und im Vorfeld für einen erfolgreichen Ablauf zu sorgen.

1.1 Projektdefinition

Die Projektdefinition erfolgt mittels des Projektstartgespräches, das mit den wichtigsten Team-Mitgliedern und mit dem Auftraggeber durchzuführen ist. Der Fragebogen zum Projektstartgespräch liegt als Anlage bei. Der Termin zum Projektstartgespräch wird durch den Projektbetreuer vereinbart. Die wichtigsten Fragestellungen sind:

Eine gewünschte IT-Lösung darf nicht in den Vordergrund gestellt werden. Die bestehende Organisation muss dabei im Sinne eines Business-Reengineering in Frage gestellt werden.

1.2 Teambildung

Zur Durchführung des Projektes ist vom Projektbetreuer das Team festzulegen.

Für die Team-Mitglieder müssen ausreichende Freiräume zur Teilnahme am Projekt bestehen, damit es nicht zum ”Absaufen” im Tagesgeschäft kommt, was letztlich zu Lasten des Projektes gehen würde.

1.3 Projektgenehmigung

In der Regel ist der Auftrag für das Projekt bereits erteilt, wenn diese Unterlage verteilt wird. In der Planungsphase ergeben sich ggf. neue Zusammenhänge, die dann nachgenehmigt, bzw. mit dem Auftraggeber abgestimmt werden müssen. Zur Genehmigung gehört auch das Budget gemäß der aktuell gültigen Unternehmens-Richtlinien.

1.4 Projekteinsteuerung/Kick-Off

Zum Start des Projektes ist mit den Teammitgliedern ein Kick-Off-Termin abzuhalten, bei dem das Projekt vorgestellt und der weitere Ablauf bekannt gemacht wird.

Bei kleinen Projekten können das Projektstartgespräch, der Kick-Off-Termin und die Planung zu einem gemeinsamen Termin erledigt werden.

2 Projektplanung

Im Rahmen der Planung ist der geplante Ablauf des gesamten Projektes festzulegen und zu fixieren. Für die Projektplanung sollte ein Softwareprogramm (z.B. MS Project oder OnTarget) eingesetzt werden. Die Projektbetreuer müssen sich um eine Ausbildung in der Anwendung bemühen.

Für große Projekte ist ein Zahlungsplan zu erstellen, der die voraussichtlichen finanziellen Ströme in der zeitlichen Dimension aufzeigt.

2.1 Phasen/Meilensteine

Das Projekt ist in Phasen einzuteilen, deren Abschluss durch entsprechende Meilensteine zu dokumentieren ist.

2.2 Aufgaben

In der Aufgabenplanung ist festzulegen, welche Team-Mitglieder welche Aufgaben übernehmen. Besonderer Wert ist auf die tatsächliche Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter zu legen. Projektaufgaben müssen und sollen nicht ausschließlich von Führungskräften übernommen werden.

2.3 Zeitplanung

Aus den Aufgaben und der Planung der Phasen ist die detaillierte Zeitplanung des Projektes abzuleiten.

Beschaffungsvorgänge für Hard- und Software bitte frühzeitig einleiten und genügend Zeit für Installation und Test einplanen. Diese Zeiten werden in Projekten häufig stark unterschätzt, was schnell zu einer Verzögerung des Gesamtprojektes führt.

Entsprechendes gilt für die Zeiten für Software-Entwicklung, Test, Nachbesserung, Abnahme und Inbetriebnahme. Diese Zeiten sollten nicht zu kurz angesetzt werden.

2.4 Ressourcen

Es ist festzustellen, ob die gewünschten Ressourcen, z.B. externe und interne Mitarbeiter, im gewünschten Rahmen zur Verfügung stehen.

2.5 Kostenplanung

Im Rahmen der Kostenplanung sind die einzelnen Bestandteile des Projektes mit geplanten Kosten zu versehen. Falls die Planung das bereits genehmigte Budget überschreiten sollte, müssen die Mehrkosten nachgenehmigt werden.

3 Projektdurchführung

3.1 Einberufung von Teamsitzungen

Die Teamsitzungen sollen in regelmäßigen Abständen bis zum geplanten Ende des Projektes durchgeführt werden. Sie dienen der Abstimmung und der gegenseitigen Information.

Vor und während der Programmierung von DV-Lösungen müssen regelmäßige geplante Abstimmungen aller Beteiligten stattfinden (Externe Programmierer, Externe Berater, Projektteam).

Falls Aufgaben im größeren Kreis im Team zu erledigen sind, sollte dies im Rahmen von Workshops geschehen. Insofern kann sich der Teilnehmerkreis eines Workshops vom Team unterscheiden.

Falls für das Projekt wichtige Mitarbeiter im Tagesgeschäft stark eingebunden sind und durch direkte Aufträge gesteuert werden bietet sich die Teamarbeit im Workshop an. Es muss im Workshop dringend darauf geachtet werden, dass die Ziele des Projektes und nicht andere Aufgaben verfolgt werden.

Von den Teamsitzungen sind Ergebnisprotokolle anzufertigen, die in das Berichtswesen für den Auftraggeber eingebunden sein müssen.

3.2 Moderation/Problembearbeitung

Der Projektbetreuer führt die Moderation der Teamsitzungen durch und kümmert sich um die Bearbeitung von Problemen, die im Projekt auftreten. Der Ansprechpartner für inhaltliche Probleme im Projekt ist der Auftraggeber, für organisatorische Fragen, die die Team-Mitglieder betreffen, ist es der jeweilige Vorgesetzte.

3.3 Aufgaben- und Fortschrittskontrolle

Die Erledigung von Aufgaben ist vom Projektbetreuer zu prüfen und zu unterstützen. Wichtig ist die Unterstützung der zeitgerechten Erledigung der Aufgabe und nicht die Kontrolle.

Mit der Software ist es möglich, das Basisprojekt, also die erste, bzw. ursprüngliche Zeitplanung abzuspeichern und im Rahmen der Fortschrittskontrolle mit den tatsächlichen Zeiten zu vergleichen.

Zu beachten ist, dass die Erledigung von Hausaufgaben nicht in die Teamsitzungen gehören, sondern außerhalb der Teamsitzungen erledigt werden sollen. Auf der anderen Seite ist der begrenzten Kapazität der Mitarbeiter Rechnung zu tragen, die in der Regel auch im Tagesgeschäft Aufgaben übernehmen.

4 Projektadministration

4.1 Kontierung von Rechnungen/Budgetüberwachung

Der Projektbetreuer kontiert Projektrechnungen und überwacht das Budget. Dies soll in Zusammenarbeit mit der Kostenrechnung erfolgen, die über ein entsprechendes Instrumentarium verfügt. Dort wird auch die Projektnummer vergeben, unter der Rechnungen kontiert werden können.

4.2 Projektdokumentation

Die Dokumentation soll dafür sorgen, dass das Know-how, das mit dem Projekt erarbeitet wird, für weitere Projekte zur Verfügung steht und weiterverwendet werden kann. Im Bereich ORG/DV wird für jedes Projekt ein zentraler Ordner vorgehalten, der für andere Bereiche zugänglich ist. Neben diesem zentralen Dokumentenordner wird es in den Fachabteilungen eigene Ablagen geben. Neben dem externen und internen Schriftverkehr sind die Konzepte sowie das Berichtswesen abzulegen.

4.2.1 Berichtswesen

Über Art und Form des Berichtswesens ist im Rahmen des Projektstartgespräches zu entscheiden.

4.3 Projektcontrolling

Das Projektcontrolling erfolgt durch regelmäßige Review-Termine, bei denen der Projektfortschritt vorgestellt und analysiert wird.